Les systèmes documentaires participent à l’activité générale des organisations pour :

Supporter le travail collectif (ex. les listes de taches en cours dans un projet)

Organiser la mémoire (ex. les archives, et les intranet documentaires)

Matérialiser la production des équipes (les plans d’une voiture, le rapport d’étude)

Assurer la qualité (ex. les notices d’organisation) La mise en place de ces systèmes intègre différents outils :

Des outils d’édition (le tableur Excel, la CAO)

Des outils de partage de session (NetMeeting, Sametime)

Des outils de partage de données (base de données, disque partagé, base Notes,…)

Des outils de workflow

Des outils de gestion (GED, GDT, versionneurs)

Les systèmes documentaires sont ainsi des systèmes extrêmement complexes :

Complexité architecturale : différentes briques technologiques

Complexité organisationnelle : beaucoup d’acteurs avec des rôles différents

Complexité stratégique : beaucoup de finalités possibles.

  Nous intervenons dans la mise en place de ces systèmes pour aider à maîtriser cette complexité aux différentes étapes de votre projet :

Rédaction des cahiers des charges (note d’opportunité, spécification de besoin, dossier de conception)

Choix des plates-formes techniques

Aménagements de l’organisation du travail

Définition/Paramétrage/ des interfaces homme-machine et des règles de fonctionnement

Validation des situations de travail

Nos points forts pour les interventions sur les systèmes documentaires sont :

Une maîtrise des outils de l’analyse de système (UML, Mega, Aris) qui nous permet de rendre des rapports structurés et d’interagir efficacement avec les organisateurs et les informaticiens,

Une maîtrise des enjeux ergonomiques sur les projets

Une pratique des systèmes documentaires à différentes échelles (de l’architecture de l’informatique des bureaux d’études de Renault à la mise en place d’un annuaire partagé pour un groupe de médecins (ville-hopital)

L’expérience de la conception/déploiement/support de notre outil documentaire sur le web InformationGATE.

Notre intervention permet d’améliorer la qualité (coût, délais, qualité) du système documentaire concerné

Meilleure intégration dans l’architecture et l’organisation existante

Meilleure prise en compte des besoins et des spécificités organisationnelles, et des évolutions organisationnelles à prévoir

Risques « projets » et risques « exploitation » maitrisés